L’intelligence artificielle générative est sur toutes les lèvres. Celles des professionnels des Ressources Humaines aussi. À raison.

Car si 98 % des professionnels RH affirment être convaincus que l'IA transformera radicalement les métiers RH (MyRHLine - « Les RH face à l’IA »), seulement un tiers l’utilise déjà et, parmi eux, la moitié seulement en tire pleinement parti (Alan - « Le guide complet IA pour RH »). Alors, comment se concrétise vraiment cette révolution dans la fonction RH ? Comment aider les équipes RH à y voir clair sur les étapes à mettre en place ?

À l’occasion d’un événement qui réunissait trente-cinq Directeurs RH de nombreux secteurs, Mathieu Nebra et Stéphanie Fraise, respectivement co-fondateur et CHRO d’OpenClassrooms, ont proposé leur point de vue et leur expérience pour répondre, preuves concrètes à l’appui, à la question : comment l’IA peut et va-t-elle transformer en profondeur les pratiques RH ?

L’IA tout au long du cycle RH : aller plus loin pour tirer parti de la puissance des outils

IA : Où en sont les RH aujourd’hui ?

On entend beaucoup parler de son potentiel, mais les usages concrets de l’IA générative restent limités (pour l’instant). Selon l’étude « IA & RH » menée par Unow, les RH l’utilisent principalement pour :

La création de contenus de communication interne.
La rédaction de trames d’entretiens, de fiches de poste ou d’emploi.
La conception de contenus de formation.
La rédaction de synthèses d’entretiens RH.

C’est un bon début, d’accord. Mais l’IA générative peut servir les métiers RH dans des tâches autres que rédactionnelles. Comme le rappelle Mathieu Nebra : « L’IA générative ne se limite pas à des tâches rédactionnelles ; elle offre aux RH des leviers d’optimisation concrets à explorer. Il faut se poser les bonnes questions : quelles applications spécifiques pour quels besoins métiers ? Dans quels processus intégrer ces outils ? Pour quels gains en termes d’efficacité ou de qualité ? Et quels retours tirer de tout ça pour améliorer les pratiques RH ? ».

L’IA générative a la capacité d’intervenir tout au long du cycle RH, et c’est aujourd’hui une véritable opportunité. Il faut saisir ce momentum : consacrer un peu de temps à court terme pour explorer ces outils permettrait aux RH de mieux surfer sur la vague technologique et d’en retirer des gains de temps significatifs à moyen terme.

Recrutement : l’IA pour simplifier et objectiver les processus

L’IA apporte une valeur ajoutée tangible à de nombreux domaines RH, dont le recrutement. Grâce aux algorithmes, elle permet d'automatiser la rédaction d’offres d’emploi, le screening de CV, la rédaction des questions d’entretien adaptées à chaque talent, et d’assurer un matching des profils selon leurs compétences et expériences. Stéphanie Fraise, CHRO d’OpenClassrooms, souligne : « Nous utilisons largement l’IA pour optimiser nos processus RH, notamment pour la réécriture de fiches de poste, la création de banques de questions et la correction des business cases. Cela nous permet de valoriser les compétences des candidats au-delà de leur expérience et de leur formation, et ainsi de favoriser le recrutement par les compétences, qui nous est cher. »

À chaque étape du recrutement, les outils d’IA tels que ChatGPT offrent des solutions concrètes pour optimiser le temps des recruteurs, améliorer l’expérience candidat et réduire les biais.

1. Rédiger des offres d’emploi impactantes et inclusives :

Comment faire : Utilisez ChatGPT ou équivalent (chez OpenClassrooms, nous utilisons l’IA intégrée sur TeamTailor) pour rédiger une offre d’emploi efficace en fournissant :

Une brève description de l’entreprise, de sa mission et de ses valeurs pour donner le ton et ancrer le contexte.
Une liste des missions principales et des compétences attendues pour le poste.
Le ton souhaité pour l’annonce (dynamique, inclusif, formel, etc.).

Résultat : Une offre d’emploi qui est non seulement concise et engageante, mais formulée de manière à limiter les biais pour attirer une grande diversité de talents.

Job Description — Fiche de poste (exemple fictif)

2. Automatiser le tri des candidatures :

Comment faire : Si vous disposez d’un ATS (Applicant Tracking System), explorez ses options de filtrage automatique. Certains outils comme ideal utilisent l’IA pour analyser les candidatures et les classer en fonction des critères requis, permettant ainsi un tri initial en quelques secondes.
Résultat : Un gain de temps, beaucoup de temps. Mais sans perdre en qualité. Vous pouvez en effet réduire le temps de tri jusqu’à 70 % en automatisant le push des candidatures répondant aux critères de base.

3. Créer des banques de questions pour des entretiens plus pertinents :

Comment faire : Soumettez une fiche de poste détaillée à ChatGPT (ou l’IA intégrée de TeamTailor) et demandez à l’IA de générer des questions ciblées qui évalueront les compétences essentielles pour le poste.
Résultat : Les entretiens sont précis et pertinents : ils restent alignés sur les compétences spécifiques recherchées sans tomber dans le piège des biais liés aux questions subjectives.

Interview Kit — Kit d’entretien (exemple fictif)

4. Évaluer les études de cas de manière objective :

Comment faire : Associez chaque étude de cas à une grille d’évaluation précise, puis laissez l’outil d’IA générative (ChatGPT ou autre) s’appuyer sur cette grille pour suggérer une première correction.
Résultat : Une évaluation rapide et standardisée des études de cas. Un plus pour le recruteur comme pour le candidat puisque cette méthode favorise un parcours de recrutement plus rapide et plus équitable.

People Operations : l’IA pour optimiser l’intégration des nouveaux collaborateurs

Le parcours d’intégration des nouveaux employés, bien que primordial, est souvent fastidieux et chronophage pour les équipes RH. Mais l’IA peut grandement simplifier ce processus.

Prenons l’exemple du chatbot.

Un chatbot intégrant l’IA peut vous permettre de créer une expérience collaborateur personnalisée dès le pre-boarding avec :

l’envoi automatisé de documents d’intégration (contrats de travail, accords de confidentialité) ;
la planification et automatisation des communications à destination du nouvel arrivant, du manager et des équipes ;
la gestion automatisée des réponses aux questions courantes des nouveaux et plus anciens salariés sur la politique générale RH, comme la politique des congés payés et les avantages sociaux.

C’est ce qu’OpenClassrooms a mis en place comme l’explique Mathieu Nebra : « Nous avons configuré un chatbot pour qu’il puisse répondre à toutes les questions de nos collaborateurs sur nos processus RH. C’est un gain de temps énorme pour les équipes RH et pour les collaborateurs. On réduit la friction liée à l'accès à l'information déjà disponible mais parfois indigeste. » À noter que ce chatbot est directement disponible dans l’outil Slack, ce qui implique une bonne connexion entre les outils RH (SIRH, ATS…) et les outils de l’organisation comme celui-ci, ainsi que la mise à jour continue des procédures RH pour fournir des réponses adéquates aux collaborateurs.

AI Internal bot — Chatbot interne (exemple fictif)

Gestion des talents : l’IA comme outil de performance basé sur les compétences

Les outils IA permettent d’établir une cartographie des compétences au sein de l’entreprise et d’ajuster les parcours de carrière des collaborateurs en fonction des compétences identifiées :

Pour les aider à se développer : associée aux plans de carrière et de métiers, la cartographie permet d’identifier les opportunités de formations et facilite la création de plans de développement.
Pour les aider à évoluer en interne : associée aux offres d’emploi disponibles, la cartographie permet d’identifier les compétences requises déjà acquises par certains collaborateurs pour leur faire une proposition proactive de mobilité interne.

OpenClassrooms se sert également de la technologie IA pour déterminer des objectifs personnels à atteindre comme en témoigne la CHRO de l’entreprise Stéphanie Fraise : « Nos managers peuvent utiliser des prompts validés par nos équipes pour définir en un clic les OKRs d’un membre de leur équipe. » Ce processus de personnalisation rend le management des talents plus réactif et efficace.

Engagement : l’IA pour mieux comprendre et agir

L’engagement des collaborateurs est toujours un enjeu majeur pour les RH, et la technologie peut les assister dans cette tâche en utilisant les outils IA pour collecter du feedback en continu ou lancer des enquêtes de satisfaction personnalisées en fonction des sujets que l’entreprise souhaite aborder. L’outil se charge de l'envoi automatique d’invitations et des relances pour y répondre, comme il se charge de l’analyse des résultats pour permettre aux RH de prendre les meilleures décisions, le plus rapidement possible.

Le management de la donnée et l'interconnexion des outils, un prérequis essentiel

La qualité des données est un enjeu clé pour maximiser l’impact des outils IA. Avant de vouloir intégrer la technologie dans vos processus RH, il est indispensable de s'assurer que les bases de données de l’entreprise sont en ordre. Chez OpenClassrooms, des Team Knowledge Managers sont chargés de garantir que la documentation est bien organisée et que la base de données est propre.

Heat map de résultats NPS (exemple fictif)

Le management de la donnée et l'interconnexion des outils, un prérequis essentiel

La qualité des données est un enjeu clé pour maximiser l’impact des outils IA. Avant de vouloir intégrer la technologie dans vos processus RH, il est indispensable de s'assurer que les bases de données de l’entreprise sont en ordre. Chez OpenClassrooms, des Team Knowledge Managers sont chargés de garantir que la documentation est bien organisée et que la base de données est propre.

Les défis de l’IA générative dans les RH

Bien que l’IA offre d’immenses opportunités, elle soulève aussi de nombreux défis. Selon l’étude Unow, les principaux risques identifiés par les professionnels RH incluent dans l’ordre :

Prévenir les risques de base liés aux IA génératives (fuite de données, RGPD, erreurs de biais, etc)
Anticiper et gérer l’évolution des compétences et métiers dans l’entreprise du fait de l’IA
Prévenir les risques avancés liés aux IA génératives (cybersécurité, propriété intellectuelle, employabilité)
Accompagner les managers sur l’évolution du management dans le cadre de la transformation IA de l’entreprise
Se pencher sur les enjeux éthiques de l’utilisation interne de l’IA

« Je voudrais insister sur un point : il ne faut pas mettre l’IA en autopilote. C’est tentant mais il faut continuer à faire preuve d’esprit critique. L’IA générative n’est pas là pour servir la vérité mais pour générer de la créativité. Elle peut se tromper. »

— Mathieu Nebra, co-fondateur d’OpenClassroom

Les défis soulevés nécessitent des axes de travail clairs pour accompagner la transition IA au sein des RH. Voici quelques propositions identifiées par Mathieu Nebra et Stéphanie Fraise.

Assurer la qualité de la donnée : Comme le souligne Mathieu Nebra, « il est essentiel de veiller à la qualité et à la véracité des données » . Une IA n’est qu’aussi efficace que les données qu’elle utilise. Si les données sont biaisées ou incomplètes, l’IA produira des résultats erronés, avec des conséquences potentiellement graves pour l’entreprise.
→ On en parle plus longuement dans cet article : ChatGPT et l'IA générative en entreprise : entretien avec Mathieu Nebra
Challenger l’IA : L’IA ne doit pas être vue comme une solution magique. Il faut constamment évaluer ses performances, identifier ses limites et l’ajuster en fonction des retours d’expérience. Pour cela, les RH doivent développer un esprit critique face à l'outil. Elle est peut-être intelligente, mais l’IA n’a pas notre sens de l’humour pour juger les blagues de la machine à café.
Gestion des données RH : En respect des lois passées en termes de RGPD, les décisions qui impactent un collaborateur ne peuvent pas être prises de manière entièrement automatisée. Il est crucial que les RH jouent un rôle actif dans le traitement de ces données pour s’assurer que l’IA soit utilisée de manière éthique et légale.
Limiter les usages non contrôlés : Un autre risque, souvent mentionné par les experts, est l’usage de l’IA en shadow. Qu’est-ce que c’est ? Cela désigne les usages non autorisés ou non contrôlés de l’IA par des collaborateurs de l’entreprise, ce qui peut entraîner des fuites de données ou des erreurs.

Feuille de route : Comment embarquer l'entreprise dans l'aventure IA ?

Si l’IA a un potentiel énorme pour transformer les RH, elle doit être adoptée de manière méthodique et réfléchie. Voici une feuille de route partagée par Mathieu Nebra et Stéphanie Fraise pour réussir cette transformation dans l’équipe RH elle-même puis dans l’entreprise.

Comment embarquer l’équipe RH ?

Les professionnels RH sont les premiers concernés par cette transformation. Mais par où commencer ?

Étape 1 : Définir les priorités et progresser pas à pas

La première étape est d’identifier les usages prioritaires de l’IA pour l’équipe RH. Où peut-elle avoir le plus d’impact ? S’agit-il du recrutement, de la gestion des talents ou de l’engagement des employés ? Cette cartographie et cette priorisation en fonction des enjeux de l’entreprise permet de définir une stratégie et une feuille de route claire.

Étape 2 : Se former en continu

« Si les équipes IT sont souvent sollicitées sur ce sujet, c’est aussi le cas des RH », précise Stéphanie Fraise. Il est essentiel que les RH soient des role models en matière de formation et d’information sur l’IA. Cela passe par des programmes de formation en interne et l’utilisation de ressources comme les cours d’OpenClassrooms. Les sources sont multiples : les newsletters spécialisées et l’intervention d’experts externes sont une véritable mine de connaissances accessible pour rester à jour.

Les ressources indispensables pour former vos équipes :

« Objectif IA : initiez-vous à l’intelligence artificielle » : la formation pour faire le tour de la question
« Utilisez ChatGPT pour gagner en productivité » : court et efficace pour apprendre à manier efficacement le célèbre outil.

Étape 3 : Test and Learn

Le principe du test and learn est ici crucial pour éviter de mettre en place des outils inefficaces ou mal adaptés.

« Testez avant de partir à grande échelle, évaluez les gains de temps et d’efficacité, et une fois que vous avez des résultats, vous pouvez y aller et embarquer vos équipes. »

— Stéphanie Fraise, CHRO d’OpenClassrooms

Étape 4 : Intégrer les outils adaptés

Il est impératif que les outils choisis soient bien adaptés aux besoins et aux systèmes déjà en place dans l’entreprise, et qu’ils puissent être connectés pour communiquer et assurer une gestion fluide des flux d'information. Comme le souligne Stéphanie Fraise, une mauvaise intégration « peut conduire à des usines à gaz qui complexifient encore plus les processus RH ».

Étape 5 : Respecter les enjeux éthiques et juridiques

Enfin, il ne faut pas oublier que l’adoption de l’IA dans les RH doit respecter les règles éthiques et juridiques, notamment en matière de RGPD. La consultation du CSE est aussi un passage obligé lorsque de nouvelles technologies sont introduites dans l’entreprise.

Comment embarquer toute l’entreprise ?

L’adoption de l’IA ne se limite pas aux tâches internes à l’équipe RH. Il est essentiel pour ses membres d’embarquer toute l’entreprise et tous les collaborateurs dans cette transformation. Il s’agit non seulement de guider l’adoption de l’IA dans l’entreprise à court et moyen terme, mais aussi à plus long terme d’anticiper pour les gérer les impacts de l’IA sur les métiers de l’entreprise. Voici les étapes clés de cette feuille de route bis :

Étape 1 : Mapper les usages et les besoins

Il est important de faire une cartographie des besoins en IA dans chaque équipe. Quels usages l’IA peut-elle simplifier ? Quelles sont les difficultés rencontrées par chaque département ? En quoi l’IA va t’elle venir impacter les métiers et les tâches de chaque équipe ?

Étape 2 : Adapter la gestion des compétences

L’IA aura un impact sur les compétences et les parcours de carrière. La cartographie des enjeux par métiers doit permettre d’anticiper ces impacts pour mettre à jour les outils qui les recense (grilles de compétences, métiers types et fiches de poste, parcours de carrière, etc …).

Étape 3 : Co-construire

Comme toute transformation, un changement repose notamment sur la coconstruction. La collaboration entre les équipes RH et les équipes techniques est essentielle pour réussir l’adoption de l’IA ans l’entreprise. « Il faut travailler main dans la main avec l’équipe IT pour vulgariser le sujet et montrer des usages concrets », précise Stéphanie Fraise. Évidemment, la sensibilisation est une priorité : il faut déployer des formations, organiser des conférences, des ateliers d’acculturation ou des journées dédiées à l’IA pour faire monter en compétences l’ensemble des collaborateurs en les faisant pratiquer sur des cas d’usage concrets.

Étape 4 : Accélérer la transformation

Pour ensuite accélérer l’adoption de l’IA au sein des départements, un programme AI champions peut être mis en place pour désigner des ambassadeurs IA dans chaque équipe. C’est le cas chez OpenClassrooms : ces ambassadeurs servent de relais d’information et de formation pour engager tout le monde dans l’aventure IA. Ils permettent également de formaliser les avancées, et de pouvoir communiquer en interne et en externe sur les réussites et les enjeux liés à l’intégration de la technologie dans l’entreprise.

Étape 5 : Anticiper sur le sujet de l’employabilité :

À moyen et long terme, les RH jouent un rôle crucial pour anticiper, avec les collaborateurs, les impacts de l’IA sur l’emploi. Prioriser l’acculturation est essentiel afin si l’on veut réduire le risque de fracture digitale. Cette démarche passe par une cartographie précise des impacts de l’IA sur les métiers, tâches et missions existantes, mais aussi par l’identification des nouveaux métiers qui émergent. C’est sur cette base qu’il sera possible de mettre en place les formations et les accompagnements indispensables pour limiter les effets sur les salariés concernés et anticiper les reconversions éventuelles.

« Ce n’est pas la première vague de transformation du travail que nous connaissons, mais c’est peut-être la plus rapide. » - Stéphanie Fraise, CHRO d’OpenClassrooms

« Ce n’est pas la première vague de transformation du travail que nous connaissons, mais c’est peut-être la plus rapide. »