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Nouvelle recrue ? Ne ratez pas son onboarding

Nouvelle recrue ? Ne ratez pas son onboarding - Image

Selon une étude réalisée par LinkedIn, 4 % des salariés recrutés en entreprise la quittent le premier jour, tandis qu’ils sont 22 % lors des 45 premiers jours. En clair, lorsqu’un candidat donne son accord pour rejoindre votre entreprise, la phase d’intégration, autrement appelée “onboarding” est cruciale. L’objectif ? Rendre votre nouvelle recrue opérationnelle le plus vite possible, oui, mais aussi faire en sorte qu’elle se sente attendue et accueillie. Se soucier du bien-être de ses salariés dès leurs premières heures - qu’elles soient à distance ou au bureau ! - ne fera que renforcer les engagements amorcés ensemble dans la phase de recrutement. Notre check-list pour un embarquement réussi.

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En amont : anticiper et préparer l’arrivée du nouveau collaborateur

1. La logistique matérielle

Veillez à la logistique matérielle :

  • Préparer le poste informatique : penser à paramétrer les différents comptes, ouvrir les accès et appliquer les procédures de cybersécurité ;
  • Dans le cas d’une arrivée au bureau, aménager un poste de travail : bureau, siège, téléphone, matériel nécessaire pour travailler. Même dans un open space sans place attitrée, ces petites attentions feront toute la différence le premier jour.
  • Dans le cas d’un onboarding à distance, se renseigner sur les options pour livrer au collaborateur en télétravail le matériel nécessaire (un ordinateur, par exemple.)
  • Organiser les différents accès : aux locaux, au parking, au matériel collectif de bureau, au restaurant et au comité d’entreprise si besoin.

2. Votre équipe aussi est concernée

Comme pour tout événement, la clé, c’est de communiquer. Informer les bonnes personnes de l’arrivée d’une nouvelle recrue, c’est aussi leur permettre de s’y préparer et de l’accueillir au mieux. A minima, penser à prévenir :

  • Le ou la DRH, afin de gérer tous les éléments administratifs
  • L’équipe, qui s’apprête à s’agrandir avec un nouveau collègue
  • Les partenaires avec qui le futur collaborateur va travailler

3. Derniers préparatifs, quelques jours avant l’arrivée

Faire parvenir un e-mail au nouveau collaborateur, afin de lui confirmer des informations simples mais indispensables :

  • l'adresse exacte à laquelle il doit se rendre, le code, l'étage si nécessaire ;
  • le nom de la personne qui l'accueillera et ses coordonnées ;
  • le jour et l'heure à laquelle il est attendu ;
  • son programme de la journée ;
  • un petit mot de bienvenue au nom de l'entreprise.

Grâce à toutes ces précisions, le nouveau recruté pourra lui aussi s'organiser, prévoir son transport et contacter quelqu’un en cas de besoin.

Le jour J, un accueil chaleureux et efficace

    • Remise du matériel informatique, ouverture des accès, boîtes email, etc. En cas de bug, échanger sans tarder avec le service IT.
    • Accueil par le RH afin de régler les aspects administratifs, le contrat, remettre les badges et expliquer les consignes importantes. 
    • Accueil par le manager afin de présenter le service, l'activité, le poste de travail, les collègues et l’équipe. Si les conditions le permettent, une pause déjeuner est idéale pour briser la glace !
    • Visite des locaux : le restaurant d'entreprise, le CE, l'infirmerie, les zones dédiées aux salariés, les principaux services.
    • Présentation des principaux outils de travail, par un manager ou un collègue : intranet, zones de stockage de l'information, normes de sécurité… tout ce qui permet de fonctionner au quotidien. Si vous utilisez des outils ou applications partenaires utiles au nouvel arrivant, il est également pertinent de les présenter le premier jour. 
    • Pour finir, le manager présente la suite du programme d'intégration pour le lendemain, la semaine, le mois… Un bilan de cette journée est effectué avec le nouveau collaborateur : comment se sent-il ? A-t-il des questions ? De quoi a-t-il besoin pour mener à bien ses missions ?
 

Bravo ! Votre nouveau collaborateur est recruté, il est installé à son poste de travail et peut maintenant commencer sa formation pour être rapidement opérationnel.


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