Comment digitaliser son entreprise ? Les outils à connaître absolument

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Le futur sera digital ou il ne sera pas. Si vous n’avez pas encore commencé à opérer la numérisation de votre entreprise, il est peut-être temps de vous y mettre. Sans aller aussi loin que l’adoption de l’intelligence artificielle ou du machine learning, savoir par où commencer (et comment digitaliser son entreprise et ses processus) est un excellent moyen de gagner en efficacité, en transparence et de minimiser vos coûts.

Alors, qu’attendez-vous pour vous lancer ?

Un petit coup de pouce peut-être ? Ça tombe bien, nous vous avons concocté un guide pratique pour vous expliquer comment numériser votre organisation. En plus de conseils concrets pour accompagner cette transition, nous vous partageons surtout les meilleurs outils vers lesquels vous tourner pour sortir de l’âge de pierre (on exagère à peine), et entrer résolument dans l’ère digitale !

Digitalisation des entreprises : de quoi parle-t-on ?

Avant de se poser la question de comment digitaliser son entreprise, il est légitime de comprendre les enjeux de cette démarche. Après tout, comme le disait déjà Sun Tzu il y a plus de 2 500 ans dans L’Art de la Guerre, « Tout le succès d’une opération réside dans sa préparation ». Et on ne peut qu’abonder en son sens ! La préparation et la compréhension de votre adversaire sont cruciales pour gagner la bataille du numérique…

Il y a encore quelques années, la digitalisation impliquait principalement de numériser les documents (factures, fiches de paie) de son organisation pour se débarrasser du papier… Rien de bien prodigieux sur le plan technologique, on vous l’accorde.

Mais aujourd’hui, on entend par digitalisation une transformation nettement plus profonde. Exit le scan de paperasse, elle désigne désormais non seulement les processus de l’entreprise, mais aussi son modèle économique. Pour vous donner un exemple très concret, on a ainsi vu durant la pandémie de nombreuses marques s’éloigner du modèle fondé de la grande distribution, pour s’essayer à l’e-commerce ou renforcer leurs activités de vente en ligne (que ce soit sur leur propre site ou via des marketplaces).

Et c’est bien ça le nerf de la guerre (promis, après on arrête de filer la métaphore). L’intégration de nouvelles technologies dans leur manière d’opérer et de réfléchir transforme les organisations à presque tous les niveaux. Les entreprises digitales ont ainsi une autre manière de penser et concevoir leur expérience de client, d’interagir avec leurs utilisateurs, de collaborer avec leurs employés et de gérer leurs projets…

Comment digitaliser son entreprise permet-il de devenir plus compétitif ?

Vous n’êtes pas convaincu ? Vous vous demandez encore pourquoi vous devriez vous prendre la tête en adoptant de nouveaux outils et méthodes ? On vous l’accorde, la question est légitime : pourquoi ne pourriez-vous tout simplement pas continuer votre business as usual ?

La réponse est simple : il serait vraiment dommage de passer à côté des nombreux avantages que présente la perspective de digitaliser votre entreprise. Si vous avez encore besoin d’un peu de motivation, voici les principaux bénéfices que vous pouvez retirer de votre digitalisation :

• • Réduire vos coûts opérationnels. Votre entreprise peut économiser beaucoup de temps et d’argent en utilisant certaines applications et outils digitaux. C’est particulièrement le cas des outils d’automatisation, qui vous permettront de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur (humaine) ajoutée.

• • Stimuler la production et la créativité de vos équipes. En parlant de valeur ajoutée, les outils digitaux sont un bon tremplin pour booster l’innovation au sein de votre entreprise.

• • Surpasser vos concurrents. Les entreprises qui sont les premières à se positionner sur les nouveaux marchés ouverts par le numérique (prospection sur les réseaux sociaux, optimisation des processus de production, amélioration du service client) sont les plus aptes à y sécuriser des parts.

• • Anticiper les changements et augmenter la résilience de son entreprise. Dans un environnement en constante évolution, les nouvelles technologies peuvent devenir un vrai phare pour votre organisation. On pense par exemple à la data, qui permet de prédire les fluctuations du marché ou le comportement de ses clients. Autant de raisons de vous appuyer sur les technologies numériques pour mieux anticiper les changements et l’incertitude ! Pensez comme un stratège, on vous a dit…

Comment choisir les bons outils pour digitaliser son entreprise

Maintenant que l’on sait pourquoi, intéressons-nous au concret : comment digitaliser son entreprise ?

Vous connaissez certainement le dicton : les bons outils font les bons ouvriers. Et bien, il vaut aussi (et pas qu’un peu) pour la transition digitale. Le meilleur moyen de l’engager dans votre organisation est de mettre les mains dans le cambouis (façon de parler, on vous rassure). À vous de commencer à généraliser l’utilisation de suites d’outils et d’applications numériques, pour transformer petit à petit vos processus.

Mais dans un océan d’options disponibles, par où commencer et à quelle solution se vouer ? Voici les principaux types d’outils numériques que vous devriez considérer pour opérer votre digitalisation.

1. Les suites collaboratives

La première brique de votre digitalisation consiste à adopter des outils collaboratifs. C’est en effet la clé de votre transition, puisque ces derniers vous aideront à partager les bonnes ressources auprès de vos équipes et de faciliter leur collaboration.

Si vous souhaitez développer votre digital workplace, vous pouvez par exemple vous tourner vers la G Suite de Google. De Gmail en passant par Google Docs, le Drive ou encore Google Calendar : vos employés pourront partager plus facilement l’information en temps réel et avoir un accès simplifié à un ensemble complet d’outils pour améliorer leur communication et collaboration.

Vous pouvez aussi opter pour la suite Microsoft, qui facilite elle aussi la communication, le stockage et le partage d’information sans oublier la gestion de vos activités commerciales. Vous aurez cette fois-ci accès à des outils comme Word et Excel (jusque-là, rien de bien révolutionnaire), mais aussi OneDrive, Outlook, Teams, etc.

Quel que soit le choix que vous ferez, votre suite collaborative vous permettra de gérer votre activité de manière holistique et de faciliter votre transition vers l’ère numérique.

2. Les outils de communication en ligne

Une bonne communication (entre vos équipes, mais aussi avec vos clients et vos partenaires) : c’est la clé du succès. Le temps des pigeons voyageurs et des signaux de fumée (ou encore plus préhistorique… des fax) est révolu. Vous avez désormais besoin de bons outils de communication digitale pour mettre toutes les parties prenantes de votre entreprise au diapason. Et ce, d’autant plus si vous souhaitez mettre en place une culture du travail hybride, voire du full remote !

On ne parle pas ici des applications de courriels électroniques, qui une fois envoyés, ne peuvent ni être modifiés ni organisés de manière vraiment optimale. Ce qu’il vous faut, ce sont des plateformes de communication numérique 2.0, qui regroupent toutes les informations dont vous avez besoin dans un seul endroit.

Dans cette catégorie, on fait difficilement plus efficace et user-friendly que Slack. Vous pourrez en effet utiliser cet outil pour créer des groupes de travaux dédiés et vous assurer que toutes les personnes impliquées dans un projet aient accès au même niveau d’information. On peut aussi évoquer Microsoft Teams et, dans une moindre mesure, des outils comme Skype, Zoom ou Google Hangouts pour organiser vos visioconférences.

3. Les CRM

Les systèmes CRM (un sigle un peu barbare qui signifie en réalité Customer Relationship Management) peuvent jouer un rôle essentiel dans le succès de votre stratégie de transformation numérique.

Pour rester compétitif, vous devez en effet être en mesure de répondre aux attentes de plus en plus élevées de vos clients, et surtout de vous adapter aussi rapidement que possible à leur évolution Un CRM offre plusieurs avantages dans cette perspective. Il aide votre entreprise à mieux comprendre les exigences de son public cible et d’y répondre en temps réel. Le tout, en automatisant autant que possible les tâches qui peuvent l’être ! Pratique, non ?

Avec un CRM, vous raccourcissez essentiellement vos cycles de vente, boostez la satisfaction de vos utilisateurs et augmentez donc votre taux de rétention : bref - c’est tout bénef !

Ça vous tente ? Le nombre d’outils CRM disponibles sur le marché augmente à toute vitesse. Vous pouvez notamment vous tourner vers Salesforce, Hubspot, SendinBlue ou encore FreshDesk. Mais attention à vous poser quelques bonnes questions avant de choisir votre CRM :

• • Quelle est sa spécificité (force commerciale, marketing, emailing, etc.) et quelles sont les principales fonctionnalités offertes ?

• • Avec quelles autres implications mon CRM peut-il s’intégrer ? L’idée est de vous créer une stack technologique cohérente et de vous servir de votre CRM comme d’un centre d’intelligence depuis lequel vous pouvez accéder à tous vos outils numériques.

• • Quel est le prix de mon CRM ? Est-il cohérent avec vos besoins opérationnels et vos moyens financiers ?

4. Les solutions de stockage dans le cloud

Les solutions de stockage dans le cloud sont essentielles pour les entreprises qui sont dans une optique de forte croissance, de déploiement rapide sur un nouveau marché ou tout simplement de pilotage de leur transition digitale. Le stockage dans le cloud permet en effet de dématérialiser vos interfaces et équipements technologiques, rendant vos données disponibles à toutes vos équipes, peu importe où elles se trouvent.

Si vous comptez conquérir de nouveaux marchés à l’étranger ou offrir un cadre de travail plus flexible et mobile à vos collaborateurs (une bonne option pour les fidéliser), vous aurez obligatoirement besoin d’une solution de Cloud. Vous pouvez par exemple choisir Google Drive, OneDrive ou Azure pour Microsoft ou même Dropbox.

Le tout est de bien vous assurer que votre solution de cloud soit en conformité avec le RGPD (Règlement général sur la protection des données) et la plus robuste possible en matière de cybersécurité.

5. Les outils de gestion de projet

Dans la même lignée que les suites collaboratives, vous doter d’un outil de gestion de projet vous permettra d’encadrer de manière bien plus efficace la conception, la production et la mise sur le marché de tout nouveau produit ou service.

Tout l’intérêt de ce type d’outil est de permettre à vos équipes de créer et planifier des tâches, d’assigner des responsabilités, de suivre les délais à respecter, de mesurer la progression et l’impact de leur travail, puis d’en partager les retombées à l’ensemble de l’organisation.

Dans cette catégorie, les principaux poids lourds sont Jira, Trello, Notion ou encore Asana. Comme pour le CRM, la clé pour guider votre choix est de réfléchir à la manière dont chacun de ces outils s’intégrera dans votre espace de travail numérique.

6. Les outils de gestion des ressources humaines

Du recrutement à l’offboarding de vos collaborateurs, les ressources humaines sont souvent l’angle mort de la digitalisation des entreprises. Et pourtant, ce n’est pas nous qui allons vous l’apprendre, des équipes triées sur le volet et motivées sont la clé de la croissance et du succès de votre organisation !

Grâce à un outil de recrutement numérique, vous pouvez facilement identifier et partager des CV avec les membres de votre équipe RH. Il sera ensuite plus facile de suivre le déroulement des entretiens, d’organiser les différentes étapes du processus de recrutement, puis de faciliter l’intégration des nouvelles recrues.

TalentSoft et SmartRecruiters sont à ce jour les solutions les plus complètes pour vos équipes RH.

7. Les outils de comptabilité digitale

Ça y est, votre transformation digitale commence à prendre une belle forme...

Mais pas question de s’arrêter en si bon chemin ! On termine donc avec le service le moins sexy de votre entreprise… La comptabilité. Souvent considérée (à juste titre, on ne va pas se mentir) comme l’une des activités les plus fastidieuses et chronophages de toute organisation, elle aurait bien besoin d’un petit lifting digital.

Numériser votre comptabilité ne vous permettra pas seulement de réduire les risques d’erreur humaine, d’améliorer la précision de vos analyses financières et de sécuriser vos données sensibles. C’est aussi le meilleur moyen d’identifier vos plus gros postes de dépenses et vos activités les plus rentables, afin de faire des économies ou de renforcer l’investissement dans les services les plus pertinents pour le futur de votre organisation. Pratique, non ?

Des outils tels que Sage, NetSuite et iTool feront parfaitement l’affaire pour commencer. Assurez-vous qu’ils offrent un large choix d’intégration, qu’ils soient disponibles dans le cloud, et que l’interface utilisateur soit la plus fluide possible.

Et maintenant ? 3 conseils pour se lancer dans la digitalisation de son entreprise

Vous l’aurez compris, les outils ne manquent pas pour comprendre comment digitaliser son entreprise puis se lancer. Mais attention : comme un enfant dans une boutique de bonbons, vous pouvez vite être tenté de tester toutes les applications disponibles et de vous digitaliser sur tous les fronts. C’est une erreur classique, qui risque pourtant de vous coûter cher !

Alors respirez un bon coup… Et ralentissez ! Votre transition, pour être soutenable et pérenne, doit être la plus progressive possible. L’idée n’est pas de changer tout du jour au lendemain, mais plutôt de prioriser les axes les plus importants pour votre entreprise et de répondre aux besoins (et aux préoccupations) de vos équipes.

Voici nos conseils pour une transformation digitale réussie et l’adoption de nouveaux outils efficaces :

• • Identifiez les points à améliorer. Ne renversez pas la table sur un coup de tête. Prenez le temps de comprendre les axes d’amélioration de votre entreprise et comment les outils digitaux peuvent vous aider à y faire face. Vous pouvez commencer petit (vos outils de communication interne) puis avancer progressivement vers des domaines plus globaux (comme vos opérations commerciales).

• • Embarquez vos équipes. Vous pouvez avoir les meilleurs équipements digitaux disponibles sur le marché, ils ne vous seront d’aucune efficacité si vos équipes ne savent pas comment les utiliser. N’hésitez pas à solliciter leur avis et feedbacks, voire même à organiser des sessions de formation à ces nouveaux outils.

• • Réfléchissez à la manière dont chaque outil s’intègre dans votre système de travail existant. Pensez en termes de boîte à outils technologique et empilez des applications complémentaires qui communiquent entre elles.