Comment mettre en place le full remote dans mon entreprise ?

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Le full remote (ou travail 100 % à distance) a le vent en poupe. Selon une étude relayée par HelloWorkplace, 16 % des entreprises auraient adopté ce mode de fonctionnement ! Et, honnêtement, on les comprend : meilleur équilibre entre vie pro et perso pour les collaborateurs, économies (plus de loyer pour les bureaux ni de frais de transports) et gain de temps, accès à un bassin de talents globalisé… Bref, on ne compte plus les avantages du tout-télétravail. Cependant, ne devient pas entreprise full remote qui veut !

Le passage au télétravail est en effet une transformation profonde pour toute organisation. Et à ce titre, il requiert une bonne compréhension des enjeux de votre entreprise, ainsi qu’un plan d’action solide. Dans cet article, nous vous partageons les étapes clés du passage vers une politique full remote en toute sérénité.

Étape #1 : définir le besoin de l’entreprise et évaluer la faisabilité du passage au full remote

Vous souhaitez mettre en place une politique du 100 % télétravail pour votre organisation ? Minute, papillon ! Ce type de transformation dans la culture de travail reste très important pour l’entreprise ainsi que ses collaborateurs. Alors attention à ne pas mettre la charrue avant les bœufs. Avant toute chose, il s’agit en effet de conduire une analyse des besoins en bonne et due forme. On vous explique comment.

L’analyse des besoins est une étape à ne pas négliger : elle permet en effet de déterminer les facteurs clés qui doivent être pris en compte pour garantir une transition réussie (et non subie) vers le travail à distance. Ces derniers sont susceptibles de varier en fonction des entreprises et de leur nature ou de leur secteur d’activité.

Lister les besoins de votre entreprise en full remote

Une fois que vous aurez défini la raison pour laquelle vous souhaitez passer en full remote (on vous l’accorde, les avantages de ce mode de travail sont nombreux), nous vous conseillons de prendre le temps de considérer les éléments suivants :

• • La nature du travail de vos collaborateurs. Cela peut paraître simple comme bonjour, et pourtant… La nature du travail effectué par les collaborateurs de votre entreprise aura en effet forcément une incidence sur leur capacité à fonctionner correctement en full remote. Là où certaines tâches peuvent être facilement effectuées à distance (le travail de votre équipe marketing ou la compta, par exemple), d'autres nécessitent forcément une présence physique sur le lieu de travail. Il est donc important de déterminer pour chaque pôle d’activité si le travail à distance est envisageable (et si vous avez les outils nécessaires pour le faire).

• • Les compétences de vos collaborateurs : sont-ils capables de travailler de manière autonome ? De gérer leur temps efficacement ? De communiquer de manière claire avec leur équipe, même sans le traditionnel stand up meeting et les rendez-vous à la machine à café ? Travailler à distance requiert une palette de compétences à part entière. Pour que votre passage au full remote se passe bien, vous pouvez envisager de former vos collaborateurs à certaines compétences spécifiques requises pour travailler à distance, telles que la gestion du savoir (knowledge management) ou la communication asynchrone.

• • Les besoins en équipement : une infrastructure de travail à distance nécessite des outils de communication et de collaboration Il est donc important de déterminer les besoins en équipement de vos collaborateurs pour travailler efficacement à distance. N’oubliez pas non plus que vous êtes responsable de la sécurité de vos collaborateurs, même en full remote. À vous de leur fournir du matériel ergonomique et adapté sur leur lieu de télétravail !

Ne pas négliger l’impact de la culture du travail

Au-delà des besoins en termes d’équipement, de compétences et des exigences spécifiques aux métiers, il reste deux éléments de taille qui peuvent entraver le passage au télétravail dans votre organisation : votre culture, mais aussi votre politique du travail.

Le passage au full remote est-il cohérent vis-à-vis des valeurs de votre entreprise, de votre culture du travail ? Est-il en ligne avec les attentes et les règles que vous avez mises en place pour l’ensemble de vos collaborateurs ? Il est nécessaire de vous poser (honnêtement) ces questions avant le passage au télétravail, pour éviter toute déconvenue future. On ne compte plus les entreprises passées au travail hybride qui ont ensuite rétropédallé pour rappeler leurs collaborateurs au bureau. C’est par exemple le cas de Disney, dont le PDG Bob Iger avait annoncé début 2023 à ses collaborateurs travaillant à distance qu'ils devraient retourner dans les bureaux de l'entreprise quatre jours par semaine.

Par ailleurs, n’oubliez pas de vérifier que le travail à distance est cohérent avec vos pratiques en matière de confidentialité et de sécurité des données et votre politique de gestion des ressources humaines. Cela peut inclure des questions liées aux horaires de travail, à la flexibilité des heures de travail et aux avantages offerts aux collaborateurs travaillant à distance.

Étape #2 : créer une charte de télétravail

Vous avez passé l’épreuve de l’analyse des besoins et de la faisabilité du passage vers le full remote ? Bravo ! Il est désormais temps de matérialiser votre décision et d’en graver les contours dans le marbre (pas littéralement, bien sûr, c’est une figure de style on vous rassure). Autrement dit, il va vous falloir créer une charte de télétravail pour accompagner cette transition et s'assurer que tout le monde comprend les règles et les attentes.

Charte de télétravail, kézaco ? Si l’expression vous donne des sueurs froides, ne paniquez pas - nous vous expliquons ci-dessous ce en quoi elle consiste. Et surtout, comment créer la vôtre.

En France, la notion de charte de télétravail est large et sa définition par un employeur est relativement libre. Première bonne nouvelle pour vous : c’est un document unilatéral. Cela signifie que pour le mettre en place, vous n’êtes pas obligé d’obtenir l’accord des représentants du personnel ou de vos salariés (même si en réalité, nous vous le recommandons fortement - on y reviendra très vite).

La charte est cependant encadrée par le code du travail (L1222-9 à L1222-11). Ce dernier fait mention de certaines clauses obligatoires et d’éléments à mentionner absolument :

• • Les conditions du télétravail. Pour télétravailler, faut-il obtenir l’accord de son manager ou le full remote est-il la norme ? Si un collaborateur souhaite venir au bureau, doit-il en informer quelqu’un ? À vous de définir les contours des règles qui permettront de cadrer le lieu et les modalités de télétravail de chacun.

• • Les plages horaires de disponibilité pendant lesquelles le collaborateur peut être contacté par ses collègues et ses managers.

• • Les modalités d’accès des personnes handicapées au travail à distance dans votre entreprise.

Outre la définition de ces éléments, la création d’une charte de télétravail peut se faire en plusieurs étapes distinctes.

Comment créer sa charte de télétravail ?

Afin d’être le plus efficace possible dans l’accompagnement de votre transition vers l’entreprise full remote, nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes :

• • Identifier les objectifs de votre charte. Avant de commencer sa rédaction, listez les éléments essentiels qui la composeront. Par exemple, les droits et obligations de chacun, les modalités de télétravail, les moyens techniques et organisationnels implémentés, etc.

• • Consulter et impliquer les parties prenantes. Comme on l’a vu précédemment, la charte de télétravail ne nécessite aucun accord de vos collaborateurs, certes. Cependant, vous avez le devoir de soumettre votre projet soumis à l’avis du CSE (Comité social et économique). Par ailleurs, plus vous engagez vos collaborateurs dans la conception de votre politique du full remote, plus ils seront susceptibles d’y adhérer. N’hésitez donc pas à les impliquer dans le processus de rédaction de la charte pour vous assurer que leurs préoccupations et leurs besoins sont pris en compte.

• • Définir l’ensemble des modalités de travail à distance. Plus votre charte est claire, mieux c’est. Elle doit préciser vos modalités d'organisation, notamment les heures de travail, les jours travaillés à distance, les modalités de suivi et de contrôle de l'activité, mais aussi les moyens mis à disposition des employés pour travailler à distance (outils, moyens de communication, mesures de sécurité).

Une fois créée, n’oubliez pas d’évaluer régulièrement votre charte. Cela vous permettra de vous assurer qu'elle est toujours adaptée aux besoins et aux attentes des collaborateurs ! Vous pouvez par exemple nommer un comité de suivi, chargé de surveiller la mise en œuvre de la charte.

Étape #3 : communiquer et accompagner le passage de l’entreprise au full remote

Même si vos collaborateurs apprécient de travailler à distance, la mise en place d’une politique de full remote peut être un changement important, voire déstabilisant. Afin d’assurer une transition réussie, vous pouvez mettre en place une stratégie de communication et une formation adéquates.

On ne le répètera jamais assez : en télétravail, la communication est clé ! D’ailleurs, elle doit commencer en amont du déploiement de votre charte de télétravail. Réfléchissez à la meilleure manière d’annoncer à vos collaborateurs la mise en place de cette dernière, organisez des moments d’échange et faites en sorte que tout le monde dans l’entreprise soit au même niveau d’information et de connaissance de votre politique du full remote.

Ensuite, une communication régulière sera également la bienvenue : vos collaborateurs doivent être informés de toutes les décisions importantes liées au télétravail, ainsi que des changements organisationnels qui peuvent en découler.

Si certains peinent à s’adapter à votre nouveau mode de travail par défaut, la formation peut également être une option ! Pensez à former vos collaborateurs à l'utilisation des outils de communication, à la gestion de leur temps de travail, ou encore à la collaboration à distance et à la cybersécurité. Cela pourra les aider à se sentir plus confiants dans leur travail à distance et à mieux gérer leur charge de travail.

Étape #4 : mettre en place un suivi des modalités du télétravail

Souvent négligés, la gestion et le suivi sont pourtant des éléments cruciaux pour le succès dans la durée d'une politique de full remote ! En effet, avec des collaborateurs travaillant à distance, il devient tout de suite plus difficile de suivre la performance, de résoudre rapidement les conflits, ou même de s'assurer que les objectifs de l’entreprise sont atteints…

C’est pourquoi la mise en place d’une évaluation régulière de la performance de chaque collaborateur est importante. Chaque manager doit mettre en place un système de mesure adapté à ses équipes. Ce dernier peut par exemple inclure des réunions individuelles (et ponctuelles) pour discuter des objectifs, des indicateurs de performance clés et des résultats de chacun. Car malgré toute la bonne volonté du monde, lorsque l’on travaille depuis chez soi, les distractions sont nombreuses ! Lancer une petite machine par-ci, aller faire quelques courses par-là, s’occuper de Médor qui s’ennuie dans son coin… Le télétravail porte aussi son lot de défis. D’ailleurs, 26 % des managers considèrent que leur équipe est devenue moins productive en passant au télétravail.

Par ailleurs, il est important de créer des protocoles pour résoudre rapidement les problèmes de communication et de collaboration. Ces derniers ont en effet tendance à émerger plus facilement lorsque l’on travaille à distance. Pourquoi ? Tout simplement parce qu’il est plus facile de mal interpréter la parole d’un collègue lorsque l’on ne peut pas s’appuyer sur les informations livrées par son langage corporel. Par ailleurs, à distance, on aura tous tendance à ruminer davantage et à se faire un film à partir d’un petit rien. Quoi qu’il en soit, il revient encore une fois aux managers d’être proactifs dans la gestion de ces enjeux. Et ce, en encourageant les employés à communiquer plus régulièrement, avec plus de transparence et d’exhaustivité.

Le mot de la fin

La mise en place d’une politique de full remote offre de nombreux avantages, mais sera toujours accompagnée de risques importants. Gardez à l’esprit que le travail à distance peut représenter un risque vis-à-vis de votre culture d’entreprise (ou à contrario, la renforcer). Par ailleurs, votre politique doit prendre en compte la difficulté accrue à se concentrer et à rester productif, à laquelle vos collaborateurs peuvent se retrouver rapidement confrontés.

Pas d’inquiétude à avoir pour autant : vous pourrez aisément surmonter ces défis avec une charte claire, une communication proactive et la mise en place d’un environnement de travail qui encourage la collaboration, la créativité ainsi que l’innovation !