Comment former un alternant et le responsabiliser efficacement ?

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Ça y est, vous avez sauté le pas et décidé de recruter un alternant - félicitations ! Attention cependant, le travail ne fait que commencer… Le recrutement d’un profil en alternance est certes un parcours parfois complexe, mais ce n’est en aucun cas la fin de vos efforts : au-delà de l’identification de votre nouveau talent et de son onboarding, un petit détail auquel on réfléchit beaucoup moins, c’est l’importance de former son alternant. 

En effet, malgré tous ses atouts, l'alternant n’est pas (encore) un salarié comme les autres. Encore en formation théorique à mi-temps, il n’est pas opérationnel dès son arrivée. À l’inverse, il intègre justement votre entreprise pour se former à un métier et découvrir les joies du monde du travail. 

L’intégration et l’encadrement d’un alternant ne se fait donc pas au petit bonheur la chance. Au contraire : cela demande une approche spécifique, qui peut être complexe à mettre en place, surtout si c’est la première fois que vous recrutez ce profil bien particulier ! 

Alors, pour éviter tout faux pas (qui pourrait vous coûter cher en termes de marque employeur), voici quelques conseils pratiques pour former votre nouvelle recrue et faire de l’alternance une expérience bénéfique pour les deux parties…

1. Bien choisir le tuteur ou maître d'apprentissage qui va former l’alternant 

Le tuteur de votre alternant, c’est un peu comme son maître yoda. Il est là pour le guider et lui apprendre un métier de fond en comble. Il est donc crucial pour encadrer l’apprenant et plus largement, pour lui permettre de s’épanouir dans votre entreprise ! Par ailleurs, vous avez l’obligation de nommer un tuteur (pour un contrat de professionnalisation) ou un maître d'apprentissage (pour le contrat d'apprentissage). Pas question de tergiverser, donc. Quel que soit son statut (tuteur ou maître d’apprentissage), votre candidat doit remplir plusieurs conditions : 

• être le chef d’entreprise ou un salarié volontaire ;

• être majeur ;

• posséder des compétences professionnelles et des qualités pédagogiques ;

• avoir un diplôme du même domaine que celui visé par l'apprenti et au moins une année d'expérience ou avoir au moins 2 années d'expérience dans le domaine de compétences visé par l'apprenti.

L’enjeu est ainsi de choisir la bonne personne : d’abord, en fonction des missions que vous allez confier à votre nouvelle recrue. Mais aussi, pour ses qualités pédagogiques et sa capacité à former autant que manager l’alternant. 

Attention également à bien identifier le référent qui aura suffisamment de temps pour s’occuper de son intégration et faire le lien avec les équipes pédagogiques de son école. Bref… Le tuteur / maître d’apprentissage, c’est un peu un mouton à 5 pattes. À vous de faire le bon choix !

2. Bien baliser son onboarding 

Comme pour une première rencontre, les débuts de la mission de votre alternant sont décisifs pour son intégration et son épanouissement dans votre entreprise. La clé, c’est de mettre le paquet sur ses premiers jours en balisant bien tous les aspects stratégiques de son onboarding. 

Ce dernier commence de préférence avant même qu’il ne passe le seuil de votre porte. Pensez à lui envoyer un email récapitulatif dans lequel vous pourrez lui partager votre enthousiasme (c’est important). Mais aussi, répondre à toutes les questions qu’il pourrait se poser, comme par exemple : 

• L’heure à laquelle il doit arriver le matin ;

• Les documents et le matériel à avoir avec soi ;

• Le code vestimentaire de l’entreprise ;

• Un aperçu de sa première journée de travail (horaires, repas, etc.)

Une fois qu’il sera là, profitez justement de cette première journée (décisive pour votre alternant) pour entrer dans le vif du sujet. Présentez-lui l’équipe, détaillez les grandes étapes de son onboarding, faites-lui visiter les bureaux. Bref, mettez-le dans le bain et partagez-lui toutes les informations ainsi que les petits tips qui peuvent faciliter son intégration et booster son opérabilité. Si vous en avez la capacité, n’hésitez pas à lui fournir un ‘kit d’arrivée’ (au format Notion, par exemple), qui récapitule toutes les informations concernant son expérience.

3. Définir et partager des objectifs clairs pour faciliter la formation d’un alternant 

La clé pour former, mais surtout autonomiser aussi rapidement que possible un alternant, c'est de lui présenter clairement ses missions et les objectifs qu’il devra remplir. L’idée, ce n’est pas de le lâcher dans la nature, mais de lui permettre de se sentir impliqué. 

Pour cela, vous devez baliser les résultats que vous comptez obtenir et les chiffrer (pour faciliter son suivi et booster son implication). Cela peut passer par exemple par la mise en place d’OKR (Objective Key Results), des objectifs quantifiables et précis, remis à jour tout au long de son alternance.

Pour ne pas avoir l’effet inverse et lui faire peur, soyez aussi réaliste que possible dans les objectifs que vous allez définir. Gardez à l’esprit que vous formez un profil junior, dont c’est certainement la première expérience professionnelle. 

Si vous peinez à définir lesdits KPIs pour votre nouvelle recrue, n’hésitez pas à vous appuyer sur la méthode des objectifs dits « SMART ». Cet acronyme, utilisé par de nombreuses entreprises et recruteurs dans la définition de leurs objectifs de performance, renvoie aux caractéristiques suivantes : 

• Spécifique : l’objectif doit être précis et clairement associables à un enjeu direct de votre alternant et de votre entreprise ;

• Mesurable : vous devez pouvoir en mesurer l’évolution à l’aide d’indicateurs clairs ;

• Actionnable : en parallèle d’être mesurable et tangible, un bon objectif doit aussi être actionnable, c’est-à-dire aisément mis en action. À vous d’expliciter la tâche à accomplir pour l’atteindre ;

• Réaliste : ne demandez pas à votre alternant de viser la lune ! Ses objectifs doivent rester atteignables, et surtout adaptés à une prise de poste ;

• Temporel : plus les objectifs sont limités dans la durée, plus il sera simple de créer une feuille de route sur laquelle votre alternant peut s’appuyer.

Si vous souhaitez apprendre à vous appuyer sur des méthodes concrètes pour améliorer la performance et l’efficacité de vos équipes, n’hésitez pas à consulter notre cours dédié au sujet sur OpenClassrooms !

4. Motiver son alternant pour qu’il s’épanouisse dans l’entreprise 

Au même titre que n’importe quel employé, votre alternant a besoin d’être motivé pour donner le meilleur de lui-même. Et en management, la carotte est plus efficace que le bâton pour encourager ses équipes et booster leur productivité. 

La clé, c’est de le faire monter en compétences progressivement en lui déléguant, petit à petit, des missions de plus en plus importantes. Après une petite période de mise à l’épreuve, vous pouvez par exemple lui confier la gestion d’un client, le laisser mener les réunions avec ce dernier et prendre le lead sur la stratégie à suivre pour le fidéliser, etc. L’objectif, vous l’aurez compris, est de responsabiliser votre nouvelle recrue en lui offrant l’occasion de prendre à bras le corps des projets et se positionner comme un salarié à part entière. En lui déléguant des missions de plus en plus stratégiques et en abandonnant le micro-management parfois nécessaire au démarrage, vous lui offrirez cette possibilité.

Motiver votre alternant est déterminant pour la réussite de sa mission. Cela donnera également une image positive auprès des futurs talents et l’encouragera (si c’est ce que vous recherchez) à se projeter sur le long terme dans votre entreprise. 

5. Faire des retours régulièrement pour former un alternant

N’oubliez pas le suivi : en management, que ce soit pour former un alternant ou faire monter en compétence un employé, le feedback est roi. Il permet d’abord de partager des connaissances et un savoir, détenu par le manager. C’est également un levier déterminant pour permettre à ses équipes de progresser !

Ne gardez pas vos remarques ni même les analyses que vous faites des performances de votre alternant pour vous. Prenez le temps de les partager avec lui, les bonnes comme les mauvaises (avec diplomatie, bien sûr) pour l’aider à construire sa confiance en lui, mais aussi lui permettre de s’améliorer.  

Pendant ces échanges (hebdomadaires, de préférence), profitez-en pour prendre la température et vous assurer qu’il resté motivé, tout en lui partageant des choses positives (ce qu’il fait de bien) afin de maintenir cette motivation. Mais n’hésitez pas non plus à souligner les points d’amélioration. Il doit comprendre que vous êtes là pour le faire grandir professionnellement (et pas uniquement pour le brosser dans le sens du poil) et que sa réussite est liée à celle de l'entreprise.

Former un alternant est absolument nécessaire à la réussite de sa mission. Prenez donc le temps de l’accompagner au quotidien tout en l’autonomisant graduellement pour qu’il se responsabilise.