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La formation numérique créatrice de lien dans un univers professionnel fracturé

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Depuis la fin des années 2000, le numérique prend une place toujours plus importante au sein de la formation professionnelle. Que cela soit dans le cadre d’une formation présentielle, utilisé comme un élément de ludification. Ou tout simplement dans celui d’un parcours d’apprentissage en ligne : le numérique a su séduire les formateurs, pour diverses raisons.

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La formation numérique est devenue prédominante au sein des organisations…

COVID-19 : un passage au tout numérique accéléré et brutal

Depuis la fin des années 2000, le numérique prend une place toujours plus importante au sein de la formation professionnelle. Que cela soit dans le cadre d’une formation présentielle, utilisé comme un élément de ludification. Ou tout simplement dans celui d’un parcours d’apprentissage en ligne : le numérique a su séduire les formateurs, pour diverses raisons. 

En Mars 2020, l’épidémie de COVID-19 et les mesures prises par l’ensemble des gouvernements à travers le monde contraignent les employeurs à passer en quelques jours au 100% distanciel et numérique. Une transition brutale, loin d’avoir été réussie de la même manière par tous. 

Certaines organisations, comme le leader français des produits reconditionnés Back Market, ont déjà inscrit le travail à la distance et les outils digitaux au plus profond de leur culture d’entreprise. Le passage forcé au 100% online n’est donc pour ces entreprises qu’une formalité.

D’autres, au contraire, se retrouvent avec des collaborateurs qui ne sont pas correctement équipés et un lourd manque d’expérience. Du point de vue managérial, et de celui du travail en équipe. Du côté de la formation, le bilan est similaire : toutes les initiatives présentielles considérées comme non essentielles sont rapidement numérisées.

Et pour les responsables des Ressources Humaines, ce changement brusque promet de s’inscrire dans la durée

90% d’entre eux considèrent que la crise a induit des changements durables dans leur stratégie - Image

90% d’entre eux considèrent que la crise a induit des changements durables dans leur stratégie

 
71 % d’entre eux prévoient de privilégier le blended learning et le 100 % à distance comme nouvelles modalités de formation. - Image

71 % d’entre eux prévoient de privilégier le blended learning et le 100 % à distance comme nouvelles modalités de formation.


Mais, alors que la digitalisation de la formation était perçue comme un avantage concurrentiel, la transition précipitée de 2020 a eu des conséquences négatives. 

La formation en ligne n’est aujourd’hui pas utilisée à son plein potentiel

Et pour cause : l‘erreur commise par beaucoup d’employeurs aura été de se borner à un simple “transfert”. Une réplique des expériences présentielles (qu’il s’agisse de la culture d’entreprise, des routines, du plan de formation), transférées en ligne. Cette approche affaiblit significativement l’efficacité des initiatives de formation, et limite les bénéfices des formats d’apprentissage en ligne.

Pourtant, ces bénéfices sont nombreux, et avaient conquis les formateurs ces dernières années :

Le première, c’est la flexibilité que permet la formation numérique dans les modes de transmission du savoir. Serious game, rapid learning, classe virtuelle, Mooc, Spoc, Sooc… Autant d’acronymes apparus au fil des années, qui illustrent le côté protéiforme de la formation numérique.

Par ailleurs, l’un des grands atouts de la formation numérique, c’est le champ des possibles qu’elle offre aux entreprises. En particulier, en termes de passage à l’échelle, de réduction des coûts et de mesure de la performance. Les outils digitaux conçus ces dernières années ont en effet permis aux employeurs de mesurer et de quantifier l’impact de leurs initiatives de formation, de manière plus précise et fiable. La force du numérique repose aussi dans la capacité des formateurs à diffuser à l’échelle un contenu pédagogique. Et donc, de réduire les coûts associés à sa conception, en touchant un public d’apprenants plus vaste. 

Ainsi, année après année, le numérique a gagné du terrain dans le domaine de la formation, à un rythme confortable. Mais en 2020, force est de constater que la transition numérique est encore porteuse de nombreux enjeux.

Formation numérique et formation présentielle : des modalités complémentaires

Comme le dit l’adage, on ne peut pas faire rentrer un carré dans un cercle. Et pourtant, c’est ce que beaucoup ont essayé d’accomplir, en répliquant les codes du présentiel en ligne. 

Le passage au tout numérique impacte le moral des collaborateurs

Cette approche est pourtant limitée, car dans la formation (comme dans le management ou le travail en équipe), le numérique et le présentiel ont des modalités extrêmement différentes, qui les rendent complémentaires. Ainsi, le numérique rend (entre autres) plus flexible et aisé l’accès à la connaissance, mais il complique parfois l’aspect interactif et la collaboration entre les apprenants.

Le passage rapide vers le 100% numérique, amorcé en 2020, n’a généralement pas tenu compte de ces modalités. Ce faisant, il a conduit à des blocages chez certains collaborateurs, qui se manifestent sous des formes diverses.

D’abord, sous celle de la solitude et du découragement. Selon une étude menée par le gouvernement français, 4 salariés sur 10 qui ont télétravaillé [...] se sentent isolés, 3 sur 10 déclarent mal vivre le télétravail au quotidien”. 

Au-delà du moral en berne, de nouveaux syndromes apparaissent

Ce découragement a même eu, pour certains, des conséquences plus poussées. On a ainsi vu apparaître ces derniers temps le syndrome de la Zoom fatigue, un sentiment “de fatigue, d’inquiétude ou d’épuisement associé à la surutilisation des outils de communication virtuels.” Un état de mal être chronique, qui peut pousser les collaborateurs isolés au burnout.

L’Université de Stanford a d’ailleurs identifié quatre causes qui contribuent à ce nouveau mal-être des temps modernes : 

  • En ligne, le contact visuel est maintenu plus longtemps qu’en présentiel, et la taille des écrans l’intensifie ;
  • En visioconférence, les collaborateurs sont exposés à leur propre image, ce qui peut être épuisant à terme ;
  • La mobilité des individus est réduite et cause de la fatigue, un manque d’énergie ;
  • Privés des indicateurs tacites de la communication non verbale, les individus utilisent plus d’énergie (et se chargent mentalement) pour interpréter les interactions avec leurs pairs.

Autant de nouvelles contraintes à prendre en compte pour les managers et les formateurs. Et désormais, les Ressources Humaines se retrouvent confrontées à une situation complexe. Les collaborateurs, privés de leur espace de rencontre et de collaboration physique, ne peuvent plus profiter des moments d’apprentissage informels. La baisse significative des opportunités d’apprendre, qu’elle soit formelle ou informelle, porte des conséquences pour les individus et les entreprises. Un impact non négligeable, qui vient remettre en question tout le système actuel de montée en compétences.

Formation numérique  : de nouveaux défis à relever pour les responsables RH

Lutter contre les idées reçues liées à la formation en ligne 

S’ils doivent désormais repenser les modalités de la formation, pour accompagner leurs collaborateurs dans un cadre mouvant, les responsables RH ont devant eux un premier écueil à éviter : celui de tomber dans les idées reçues et les peurs associées au numérique.

Car aujourd’hui, amplifiées par le contexte, elles sont nombreuses, et fortement ancrées dans l’inconscient collectif. 

Pourtant, ces idées reçues peuvent aussi être perçues comme des opportunités. Et parmi les stéréotypes liés au numérique, trois grands points se distinguent… 

La formation numérique ne se limite pas à l’automatisation

La principale fausse croyance liée au numérique et à son avènement, relève du rapport entre l’homme et la machine. Il est vrai que les rapports de grandes institutions comme le World Economic Forum, soulignent que “d'ici 2025, 85 millions d'emplois pourraient être déplacés par un changement dans la répartition du travail entre les humains et les machines.”

Aujourd’hui, il est en effet globalement admis que de nombreux emplois occupés par des humains sont amenés à devenir obsolètes, remplacés par l’efficacité et la puissance de calcul de machines alimentées par l’intelligence artificielle et l’automatisation. Et la conséquence directe de ce constat, c’est que le numérique effraie. Dans les médias, on l’associe désormais à une forme de déshumanisation, de rationalisation des activités humaines. 

Et du côté de la formation, le stéréotype est similaire. Lorsque le mot “numérique ” est employé, on l’associe maintenant instinctivement à l’automatisation, à un contenu “froid” et peu engageant. 

Pourtant, cette perception du numérique est erronée : elle n’admet pas l’ensemble des vertus que peut apporter ce format. À commencer par l’automatisation de tâches ou d’actions à faible valeur ajoutée (pour la formation par exemple, l’émargement des participants à une séance de formation, ou le suivi des dossiers de chacun).

Le numérique ne doit pas être vu comme une contrainte par les responsables des Ressources Humaines. Au contraire : utilisé à bon escient, il permet aux individus de se libérer, pour se concentrer sur leurs activités créatives, et à forte valeur ajoutée. 

La formation numérique n’est pas uniquement asynchrone

La deuxième grande idée reçue liée au numérique tient à son format. Selon ses détracteurs, la communication numérique est principalement asynchrone, et priverait donc les individus des échanges qu’ils peuvent avoir en présentiel. 

Il est vrai que les outils de communication numérique utilisés par les entreprises favorisent la communication et la collaboration asynchrone - et la formation digitale n’est pas en reste, reposant en grande partie sur l’usage de modules de formation vidéo ou écrits. Mais ce mode de fonctionnement, bien que largement décrié, est pourtant une opportunité de gagner en productivité et en efficacité dans l’apprentissage !

En effet, des études ont démontré qu’il faut aux individus en moyenne 23 minutes pour se replonger dans une tâche, après avoir été interrompus. Ainsi, chaque communication synchrone, en particulier à distance, porte le risque de déconcentrer le collaborateur, et d’amoindrir l’efficacité de son apprentissage. 

Par ailleurs, la formation digitale ne se résume pas à l’aspect asynchrone qu’on lui prête. Au contraire, par le biais d’outils pensés pour l’interactivité, elle se décline sous de nombreux formats, riches et variés : 

  • Les sessions de formation en live, qui permettent de susciter une dynamique de promotion entre les participants ;
  • Le coaching à distance, qui remet les besoins individuels de chaque apprenant au coeur de la stratégie de formation ;
  • Les webinaires et live streams, qui sont l’occasion de créer un lien de proximité entre les formateurs et les apprenants, par le biais d’outils et pratiques comme la ludification, les sondages, les quizz…

Les avantages de ces formats digitaux sont multiples. Ils permettent notamment de : 

  • Construire progressivement une boucle de feedbacks avec les apprenants, et d’adapter les temps de formation aux préférences des apprenants ;
  • Dépasser les limites géographiques du présentiel, et de faire passer les efforts de formation des entreprises à l’échelle ;
  • Modifier certains modules ou plans de formation, de manière agile et à moindre coût ;
  • Laisser plus de place à la créativité et à la singularité de chaque apprenant.

Ainsi, la formation digitale ne doit pas être redoutée pour ses modalités. Au contraire, intégrée intelligemment dans un parcours d’apprentissage mêlant synchrone et asynchrone, elle permet de remettre plus de valeur dans les moments d’échanges. En laissant notamment à chacun la possibilité de s’approprier le contenu de formation de manière asynchrone, à son rythme.

La formation digitale et le paradoxe social des années 2020

Au-delà des clichés à combattre, s’érige un défi encore plus conséquent : celui d’une demande croissante d’interactions et de liens, pour accompagner la digitalisation du travail (et celle de la formation).

Dans une étude menée par la société Deloitte sur les tendances RH 2020, Philippe Burger, associé Conseil, responsable Capital humain, affirme ainsi : “Les DRH doivent aujourd’hui répondre à un paradoxe sociétal : tout se digitalise très vite mais nous sommes de plus en plus demandeurs de lien, de contact, d’échanges personnalisés.”

Cette demande n’est pas pour autant correctement adressée. Selon l’étude de Deloitte, “93% des répondants estiment qu’un fort sentiment d’appartenance booste la performance, [tandis que] seulement 13% se disent capables d’adresser cette tendance.”

Alors, comment concrètement faire de l’interactivité et du lien les piliers angulaires de la formation ?

Créer du lien et remettre de l’humain dans la formation digitale 

Les nouveaux formats d’apprentissage en ligne qui marchent

Pour commencer, les responsables RH peuvent s’inspirer des formats mis en place par des entreprises innovantes. Dans la course à la digitalisation, tous les acteurs ne sont pas égaux. Certains ont déjà compris comment mettre à profit les modalités du numérique, pour repenser leurs pratiques pédagogiques

Alterner entre apprentissage individuel et émulation collective 

Dans un rapport sur la transformation digitale de la formation professionnelle, l’Inspection générale des affaires sociales offre une note d’optimisme, affirmant que “la révolution numérique est, tout d’abord, une source prometteuse de renouvellement des pédagogies.” 

Et à l’avant-garde de cette révolution pédagogique, certaines organisations ont déjà commencé à faire bouger les lignes.

C’est le cas de l’association makesense, qui à travers son programme d’action citoyenne réaction, concilie moments d’apprentissage asynchrone et rendez-vous ponctuels. Chaque participant reçoit au début du programme un ensemble de ressources, à propos desquelles des moments d’échange par visioconférence et via Whatsapp sont organisés ponctuellement. Cette approche permet ainsi à chacun de prendre connaissance de la documentation à son rythme, et d’engager chaque participant pendant les moments de débriefing collectif.

Une autre pratique efficace, pour dynamiser la formation en ligne, consiste à recréer une notion de “promotion” chez les apprenants. La constitution de cohortes digitales, comme le souligne l’université de Wharton, offre plusieurs grands avantages pour les apprenants :

  • des interactions sociales facilitées, et une collaboration plus fluide ;
  • la possibilité de travailler avec un binôme et / ou d’interagir plus aisément avec ses pairs ; 
  • l’accès à un réseau d’alumni.

Mais outre les possibilités multiples d’interactions, la formation digitale peut aussi être enrichie par l’usage des bons outils.

Utiliser des dispositifs adaptés au besoin : les outils qui bouleversent la formation digitale

Les outils dédiés à la collaboration et la productivité en ligne sont nombreux, et les options sont multiples pour les acteurs de la formation ! Cependant, il faut avant de s’équiper, identifier la valeur et l’usage adapté à chacun d’entre eux. 

Voici deux cas d’usage largement utilisés par les formateurs en ligne : 

La gestion de promotions d’apprenants. Comme mentionné précédemment, l’approche de la formation par cohortes peut s’avérer redoutablement efficace. Mais pour offrir aux promotions successives d’apprenants, il est essentiel d’utiliser un outil permettant de concilier gestion des ressources documentaires, conversations synchrones et asynchrones individuelles, de pair à pair, ainsi que moments d’apprentissage collectif. La plateforme Discord est de plus en plus utilisée par certaines entreprises et organismes de formation, à ces fins. 

L’organisation de webinaires interactifs et participatifs. Nous mentionnions au début de cet article le phénomène de la Zoom fatigue. L’une des raisons pour lesquelles les participants aux visioconférences décrochent si facilement, c’est le manque d’interactivité de ces dernières. Ménager des moments de détente, de respiration et de participation pour ré-engager chaque individu est important, mais peu d’outils de communication ont été pensés pour le permettre. La plateforme Livestorm, elle, a été pensée pour cet usage, et offre aux facilitateurs une palette d’options pour rendre chaque moment d’échange plus interactif.

Interview : les bonnes pratiques de Dimitrios Vlachopoulos

Dimitrios Vlachopoulos est Program Manager, spécialisé sur le sujet des technologies éducationnelles au service du changement social, à l'Université des Sciences Appliquées d'Amsterdam. Son travail porte sur deux grands axes :

  • Donner accès à l'éducation au plus grand nombre de personnes possible, en mettant l'accent sur les personnes vulnérables ;
  • Améliorer les compétences des individus, et les préparer aux emplois d'aujourd'hui et de demain.

Dans ce cadre, il s’est retrouvé aux premières loges des défis posés par la digitalisation accélérée de la formation ces dernières années. Et pour lui, le premier écueil est celui de l’isolement des individus.

« Je pense que la pandémie a déclenché des sentiments d'isolement, de solitude, en interrompant la majorité de nos interactions sociales (que cela soit avec nos collègues, famille, ou amis). Même avant 2020, la plupart d'entre nous interagissaient déjà en ligne. Cependant, le défi actuel est de ne plus avoir la possibilité d'interagir dans un espace physique. Le digital est devenu une contrainte pesante pour beaucoup. »

Dimitrios Vlachopoulos

Program Manager Université des Sciences Appliquées d'Amsterdam

Dimitrios Vlachopoulos
 

3 piliers pour rendre la formation digitale plus dynamique

Afin de contrer cette sensation de solitude, Dimitrios propose trois piliers qu’il convient de repenser à l’aune du digital : 

  • L’interaction entre le formateur et l'apprenant. Après avoir formé en 2020 plus de 3 000 personnes à la facilitation en ligne, Dimitrios s’est forgé de solides convictions sur le sujet. Pour lui, il est crucial de trouver un nouveau mode de communication entre formateurs et apprenants. “En tant que facilitateurs, nous tirons notre énergie de la communication non verbale et des réactions de l’audience. En ligne, tout est différent, et parfois, le public est muet. Pour éviter cela, l'enseignant doit éviter de dominer l'expérience. Il faut encourager les échanges entre pairs, créer un environnement sûr où chacun est libre d'exprimer ses préoccupations et ses défis.”
  • L’interaction entre apprenants (peer to peer). “Il est tout aussi important que chaque apprenant puisse communiquer avec ses pairs, car dans l'éducation et la formation numériques, les apprenants sont les protagonistes du processus. Ainsi, Dimitrios recommande aux formateurs d’identifier de manière proactive les canaux qui permettront aux apprenants d’échanger, tout en prenant en compte les différentes préférences d'apprentissage de chacun. 
  • Les interactions entre l'apprenant et les ressources. Pour Dimitrios, les sites en ligne doivent eux aussi être repensés. Il recommande aussi de guider les apprenants, en leur donnant des conseils (combien de temps prendre pour étudier chaque semaine, pré-requis nécessaires, activités d'auto-évaluation, …) afin d’accompagner l’apprentissage en ligne.

C’est donc un véritable écosystème qu’il convient de mettre en place pour accompagner l’apprenant. Chez OpenClassrooms, cette stratégie prend la forme de quatre grandes briques :

  • Un formateur, qui construit le contenu du cours en ligne ;
  • Une équipe pédagogique, qui revoit l’ensemble des modalités de la formation ;
  • Un mentor, avec qui l’apprenant interagit chaque semaine ;
  • L’accès aux autres étudiants, pour apprendre de manière informelle avec ses pairs.

Tirer parti des opportunités numériques : comment utiliser la formation digitale pour créer une nouvelle expérience sociale ?

Ainsi, la formation digitale est loin d’être porteuse des menaces qu’on lui attribue si facilement. L’essentiel désormais, est pour tous les responsables de la formation d’identifier les modalités pédagogiques adaptées à chaque objectif de formation. Mais aussi, de replacer l’individu au cœur du processus d’apprentissage.

« Il est nécessaire, dans la formation digitale, de rendre les gens acteurs : il faut aujourd’hui repenser complètement les modes d’interagir et d’apprendre. L’apprentissage par la pratique doit être remis au centre. Il faut dire adieu à la formation descendante. »

Clarence Thiery

Dirigeante du cabinet de conseil en pédagogies innovantsSydo

Clarence Thiery
 
 

Et ces nouveaux modes de formation sont aussi porteurs de promesse. Les bouleversements qu’amène le digital sont certes difficiles à intégrer pour certains, mais ils ouvrent aussi la voie à des méthodes pédagogiques nouvelles, et à des perspectives radieuses pour les organisations qui sauront s’en emparer rapidement.

Comme l’explique Stéphanie Fraise, VP Global Talent Management chez BlaBlaCar, « La formation favorise la transversalité et le sentiment d’appartenance à l’entreprise ». Utilisée à bon escient, la formation digitale promet de devenir un moteur dans le maintien du lien entre les collaborateurs.

La formation comme moteur du changement

Plus qu’un élément fédérateur dans les stratégies de gestion des talents des entreprises, la formation digitale peut aussi, dans les années à venir, devenir un véritable véhicule d’impact positif. Adaptable aux besoins de certains segments d’apprenants, elle peut apporter de nouvelles compétences à ceux qui en ont le plus besoin (personnes en situation de handicap, personnes âgées, personnes “à risque”,...). Et peut être utilisée par les organisations pour servir une mission : celle de rendre le marché de l’emploi plus équitable. 

Aujourd’hui, la formation digitale n’est pas l’ennemi. C’est plutôt l’incapacité des organisations (et des formateurs) à réinventer leur métier, à l’aune du “tout online”, dont il s’agit désormais de se méfier. Les responsables des ressources humaines doivent apprendre à identifier efficacement les modalités pédagogiques adaptées aux besoins de leurs collaborateurs. Mais aussi, à s'approprier les méthodes pour créer du lien parmi eux, malgré les contraintes du distanciel. 

Un défi essentiel à relever, pour faire de la formation un vecteur du changement, dans l’entreprise comme dans la société.

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