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Onboarding de nouveau collaborateur : comment le réussir à coup sûr

Onboarding de nouveau collaborateur : comment le réussir à coup sûr - Image

Selon une étude réalisée par LinkedIn, 4 % des salariés quittent leur entreprise le 1er jour, tandis qu’ils sont 22 % lors des 45 premiers jours.Il est donc clair que lorsqu’un candidat donne son accord pour rejoindre une entreprise, la phase d’intégration, “l’onboarding”, est crucial. 

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L'enjeu est de rendre votre nouveau recruté opérationnel le plus vite possible, qu'il se sente attendu, accueilli, que tout soit prêt à fonctionner et que les engagements que vous avez pris lors du recrutement soient tenus.

Il est donc primordial d’anticiper la venue d’un nouvel arrivant en formalisant un plan d’intégration.

Anticipez l’arrivée du nouveau collaborateur

Veillez à la logistique matérielle :

  • préparez le poste informatique, paramétrez les différents comptes, ouvrez les accès, appliquez les procédures de sécurité ;
  • aménagez le poste de travail : bureau, siège, téléphone, matériel nécessaire pour travailler.

Dans le cas d’un
onboarding à distance ; pour un collaborateur en télétravail, renseignez-vous sur les options pour livrer au collaborateur le matériel nécessaire, tel qu’un ordinateur par exemple.

  • organisez les accès : aux locaux, au parking, au matériel collectif de bureau, au restaurant d'entreprise, au comité d'entreprise.

Préparez "humainement" l’accueil du nouveau collaborateur 

Informez tous les intervenants, communiquez sur son arrivée auprès de : 

  • la DRH, afin que tous les éléments administratifs soient gérés ;
  • l'équipe, qui va donc accueillir un nouveau collègue ;
  • les partenaires du futur collaborateur et de l'équipe.

Quelques jours avant l’arrivée du nouveau collaborateur

Faites parvenir un e-mail au nouveau collaborateur, afin de lui confirmer des informations simples mais indispensables :

  • l'adresse exacte à laquelle il doit se rendre, le code, l'étage si nécessaire ;
  • le nom de la personne qui l'accueillera et ses coordonnées ;
  • le jour et l'heure à laquelle il est attendu ;
  • son programme de la journée ;
  • un petit mot de bienvenue au nom de l'entreprise.

C'est important de tout préciser afin que le nouveau recruté puisse lui aussi s'organiser, prévoir son transport, ne pas perdre de temps en se perdant, en ne sachant pas qui demander ou contacter.

Le jour J, accueillez le nouveau collaborateur 

  • Remise du matériel informatique, ouverture des accès, boîtes email, etc.
    En cas de bug, échanges immédiats avec le service IT.

    Evidemment dans le cadre d’un onboarding à distance, il s’agit de la première étape de l’intégration du nouveau collaborateur.
    Si le nouvel arrivant est présent en personne, elle pourra arriver plus tard au cours de la première journée.

  • Accueil par le RH afin de régler les aspects administratifs RH, remettre les badges, expliquer les consignes importantes. 

  • Accueil par le manager afin de présenter le service, l'équipe, l'activité, le poste de travail, les collègues et l’équipe.
  • Visite des locaux : le restaurant d'entreprise, le CE, l'infirmerie, les zones dédiées aux salariés, les principaux services.
  • Le manager ou un collègue va présenter les principaux outils de travail : intranet, zones de stockage de l'information, normes de sécurité… tout ce qui permet de fonctionner au quotidien.
    Si vous utilisez des applications partenaires utiles au nouvel arrivant, il est également pertinent de les présenter le premier jour. 

  • Le manager présente la suite du programme d'intégration pour le lendemain, la semaine, le mois…
    Un bilan de cette journée est effectué avec le nouveau collaborateur : comment se sent-il ? A-t-il des questions ? ce dont il a besoin pour poursuivre ?

Votre nouveau collaborateur est recruté, il est installé à son poste de travail et peut maintenant commencer sa formation pour être rapidement opérationnel.

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